Timemanagement tip - Timeboxing

De Wet van Parkinson stelt dat een taak de tijd vult die ervoor beschikbaar is. Misschien heb jij ook weleens een week gedaan over een werkstuk van 1 bladzijde, of een hele dag over een taak die normaal gesproken slechts een uur kost. Hoe kan je voorkomen dat een taak te lang in beslag neemt:

Timeboxing

Maak kennis met de timeboxing methode. In deze methode zet je een vaste tijd voor een taak en werk je binnen die tijd aan de taak. Het is je doel om binnen die tijd de taak te volbrengen. Als de tijd voorbij is, stop je met werken aan de taak en evalueer je of je je doel ook behaalt hebt. Timeboxing kan van korte duur zijn, bijvoorbeeld een half uur, maar ook voor langere tijd, bijvoorbeeld een maand. Met timeboxing voorkom je dat een taak meer tijd opslokt dan nodig is. Daarnaast kan je de methode gebruiken om uitstellen te voorkomen. 

Doel

Om timeboxing succesvol toe te passen, is het van belang dat elke timebox een doel en deadline heeft. Als je niet weet wat je wilt bereiken met een timebox, dan weet je ook niet wanneer je een timebox succesvol hebt afgerond. 

Tijd inschatten 

Om een juiste deadline te kunnen stellen voor je taak is het van belang dat je de tijd die je nodig denkt te hebben voor een taak correct inschat. Dit vergt enige oefening. Ben je niet zo goed in het inschatten van de duur van een taak? Time jezelf dan als je veel voorkomende taken uitvoert. Zo krijg je een goed beeld van hoe lang je gemiddeld besteed aan bepaalde taken. Vanuit dat startpunt kan je verder uitbouwen.

Uitvoeren 

Om de gestelde deadline te halen, moet je je tijd zo effectief mogelijk gebruiken. Daar zijn verschillende methodes voor. Een van die methodes is de Pomodoro techniek. Met de Pomodoro techniek werk je in blokken van 25 minuten aan je taak, en neemt dan een korte pauze van 5 minuten. Na vier rondes neem je een langere pauze. Een groot voordeel van deze methode is dat je de hele dag focus kunt houden doordat je hard werken tijdig afwisselt met pauzes nemen om weer op te laden. Meer lezen over de Pomodoro techniek, lees je hier: Pomodoro techniek. 

Evaluatie 

Na het verstrijken van de deadline is het tijd om te evalueren. Heb je je doel ook daadwerkelijk bereikt, of heb je je tijd toch niet juist ingeschat. Neem deze kennis mee naar de volgende keer dat je de methode inzet. Indien een taak echt niet af is, maar wel afgemaakt moet worden, plan je een nieuwe timebox in. 

Taken

Voor welke taken kan je gebruik maken van de timeboxing methode? 

Taken met prioriteit 

Voor taken met prioriteit is de timeboxing methode goed te gebruiken. Deze taken wil je zo snel mogelijk af hebben. Timeboxing voorkomt dat de taak meer tijd opslokt dan nodig. Het stellen van een deadline zorgt voor motivatie en focus. Ook voorkomt timeboxing dat de de Wet van Parkinson zich tegen je keert.

Taken waar je geen motivatie voor hebt

Soms heb je van die taken die wel gedaan moeten worden, maar waar je absoluut geen motivatie voor hebt. Door te timeboxen weet je precies wanneer de taak voorbij zal zijn. Dat geeft je iets om naar uit te kijken. 

Taken die vaak uitlopen

De timeboxing methode stelt dat je alleen binnen de gezette tijd aan je taak werkt, en als de deadline verstreken is, niet meer aan de taak werkt. Door taken die vaak uitlopen te timeboxen, weet je zeker dat je deze keer geen minuut langer aan de taak zal werken dan dat je wilt.

Tips

Een aantal tips voor als je de timeboxing methode wilt gaan inzetten:

Begin klein

Voor elke nieuwe methode geldt dat je tijd nodig hebt om eraan te wennen. Begin de methode eens in te zetten voor 1 taak, voor 1 herhalende taak of voor 1 specifieke dag per week. Dit geeft je tijd om aan de methode te wennen en het je eigen te maken, zonder volledig overweldigd te raken.

Neem genoeg pauzes

Het kan verleidelijk zijn om binnen een timebox zo hard mogelijk te werken van begin tot deadline. Maar het is maar de vraag of je jezelf hiermee helpt. Door met enige regelmaat een korte pauze in te lassen, vergroot je je focus tijdens je werkmomenten. Eén van de redenen waarom ik zo fan ben van de Pomodoro techniek. 

Juiste moment van de dag

Niet iedereen is de hele dag even productief. Je kan je afvragen of het in je voordeel is om hele strenge timeboxes in te plannen tijdens je minder productieve uren. Het kan een stimulans zijn, maar ze kunnen ook verlammend werken en demotiverend als je ze niet haalt. Maak hier dus de juiste afweging in. 

Maak kennis met de hele familie

Timeboxing is verwant met de timemanagement methodes Time blocking en Task Batching.