Timemanagement tip - Time blocking

We kijken allemaal op tegen succesvolle mensen en willen graag hetzelfde bereiken als zij hebben bereikt. Maak kennis met het geheim van Benjamin Franklin, Bill Gates en Elon Musk. Wat hebben deze succesvolle mannen gemeen? Nou, ze zijn alle drie fan van time blocking. 

Time blocking

Met time blocking verdeel je je dag in tijdsblokken. Elk tijdsblok is bedoeld voor een specifieke taak, of soortgelijke groep van taken. Met time blocking maak je bewuste keuzes om tijd te maken voor activiteiten die jij belangrijk vindt. Elk tijdsblok heeft een doel. Meestal is dat doel het afronden van de taak. Maar het kan ook zijn dat je meerdere tijdsblokken verdeeld over een langere periode werkt aan een bepaalde taak, in dat geval kan je per tijdsblok een subdoel van het hoofddoel als doel hebben. 

De tijdsblokken plan je altijd van te voren in, en zet je in je (online) agenda. Je kan een dag van te voren de tijdsblokken inplannen, maar je kan ook prima een hele week vooruit plannen. 

Time blocking is een fijne methode om je to-do lijstje voor een dag om te zetten in een daadwerkelijk plan waardoor je je taken op het to-do lijstje ook daadwerkelijk kan afstrepen aan het eind van de dag. 

Heb jij er moeite mee om tijd te vinden om dingen voor jezelf te doen? Dan is time blocking je beste vriend. Door bewust momenten van te voren in te plannen voor activiteiten die jij belangrijk vindt, weet je zeker dat je er ook daadwerkelijk tijd voor zal hebben. 

Om effectief te kunnen time blocken is het van belang dat je goed kan inschatten hoeveel tijd je nodig hebt om een taak uit te voeren. In dit geval telt, oefening baart kunst. Naarmate je langer gebruik maakt van de methode, word je steeds beter in het correct inschatten van de tijd die een taak in beslag neemt. 

Ook is het van belang dat je je tijd aan de juiste tijdsblokken besteed. Het is daarvoor belangrijk de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Kan je daar wel wat hulp bij gebruiken? Maak dan eens gebruik van het Eisenhower Kwadrant. Dit kwadrant geeft je inzicht welke taken echt belangrijk zijn en welke slechts belangrijk lijken. 

Voordelen

Time blocking kent meerdere voordelen:

Voorkomt uitstellen

We hikken allemaal wel eens tegen die ene vervelende taak aan die wel gedaan moet worden, maar waar je echt geen zin in hebt. Doordat je er zo tegenop kijkt, blijf je de taak uitstellen en uitstellen, en wordt je afkeer alleen maar groter. Time blocking vangt dit probleem op. Doordat je een aangewezen tijd hebt waarin je aan deze taak gaat werken, is er geen ontkomen aan. Maar misschien nog wel belangrijker, je weet ook precies wanneer je klaar zal zijn met de taak en dat is iets om naar uit te kijken!

Geeft structuur aan je dag

Door te werken met tijdsblokken voorkom je dat je gedurende dag tijd kwijt bent aan het bedenken van de volgende stap. Met één blik op je agenda weet je precies wat je volgende taak is. Je voorkomt zo verloren tijd en het geeft ruimte in je hoofd. 

Verhogen concentratie

Sommige mensen prijzen zichzelf erom goed te kunnen multitasken. Maar Multitasken bestaat niet. Je hersenen kunnen maar geconcentreerd bezig zijn met één taak tegelijkertijd. Dat betekend dat als je aan het ‘multitasken’ bent, je eigenlijk constant aan het switchen bent tussen twee taken. Dit maakt dat je op geen van beide taken de volledige focus hebt liggen. Door gebruik te maken van tijdsblokken kan je je tijdens deze tijdsblokken volledig focussen op de bijpassende taak en daarmee het meeste uit je tijd halen. 

Tips

Een aantal tips als je time blocking in wil gaan zetten:

Begin klein

Voor elke nieuwe methode die je jezelf wilt aanleren geldt dat het tijd kost om het je eigen te maken. Geef jezelf dus tijd om aan de methode te wennen. Begin daarom klein om niet overweldigd te raken. Begin bijvoorbeeld met 1 dag in te delen in tijdsblokken. Of begin met vaste tijdsblokken in je agenda te zetten voor herhalende taken. Of, mijn favoriet, begin met tijdsblokken in je agenda te zetten voor activiteiten die je geheel voor jezelf inplant. 

Geef jezelf meer tijd dan je denkt nodig te hebben

Het is verleidelijk om hele strakke tijdsblokken in te plannen en zoveel mogelijk taken in een dag te stoppen. Elon Musk staat er bijvoorbeeld om bekend dat hij zijn dagen in blokken van vijf minuten indeelt. Maar voor de meesten van ons is dat simpelweg niet haalbaar. Plan voor je tijdsblokken een derde meer tijd in dan je denkt nodig te hebben, op die manier geef je jezelf speelruimte. Heb je niet het hele tijdsblok nodig voor de taak? Neem dan tijd voor jezelf om op te laden voor de volgende taak. Of doe wat kleine taken van je to-do lijstje. 

Voor herhalende taken die altijd evenveel tijd in beslag nemen, kan je wel gewoon strakke tijdsblokken inplannen. 

Plan pauzes in

Je bent geen machine. Plan dus genoeg pauzes in gedurende je dag. Het is ook geen schande als je tijdens je tijdsblok tijd nodig hebt voor een pauze. Je zou zelfs gebruik kunnen maken van de Pomodoro techniek waarbij je werkt voor 25 minuten en dan 5 minuten pauzeert. Na vier blokken van 25 minuten neem je een langere pauze. 

Kies voor een online agenda

Het gebruik van een online agenda ten opzichte van een papieren agenda voor time blocking is dat je makkelijker met blokken kan schuiven wanneer nodig. Ook is het soms mogelijk om herhalende taken vast te laten zetten, wat je een hoop werk scheelt. 

Maak gebruik van kleurcodes

Werken met kleurcodes voor verschillende soorten tijdsblokken kan je veel inzicht en overzicht geven. Je krijgt inzicht aan welk soort taken jij het meest tijd besteed. Zijn dat ook de taken waar jij het meeste tijd aan zou willen besteden? 

Het geeft overzicht doordat je nog sneller ziet aan welk soort taken jij die dag aandacht gaat besteden, en dat geeft je tijd om daarop voor te bereiden. 

Wees flexibel 

Het klinkt misschien alsof time blocking heel rigide is en het onmogelijk is om nog flexibel te zijn of noodgevallen toe te voegen aan je agenda. Maar dat is zeker niet het geval. Doordat je al weet waar je de komende tijd je tijd aan gaat besteden, weet je ook precies waar je tijdsblokken heen kan schuiven als er een noodgeval tussendoor komt. Immers, niet alle taken zijn even belangrijk en hebben evenveel prioriteit. Vooral als je week van te voren plant, is schuiven zelden een probleem. 

Leer de hele familie kennen 

Time blocking is het neefje van de timemanagement methodes Timeboxing en Task batching.