Je administratie opruimen met ordners

We verzamelen nogal een stapel papierwerk in een jaar. Brieven van de bank en verzekeraars, loonstrookjes en jaaropgaven, de gevreesde blauwe enveloppen van de belastingdienst, brieven van goede doelen die je verzoeken om te doneren, folders en kranten, menu’s van afhaalrestaurants en belangrijke bonnen van aankopen.  Hoe leg je nou een systeem aan waarmee je orde kan scheppen in de papierchaos? 

Aanleggen en bijhouden

Je besluit dat je nu echt de chaos gaat aanpakken. Je zoekt wat rond op het internet, vindt een aantal tips en gaat hard aan de slag. Vol enthousiasme leg je een nieuw systeem aan. Je voelt je goed. Maar wanneer je een paar maanden later rondkijkt, zijn er toch weer overal stapels met papier ontstaan, de moed zakt je in de schoenen. 

Herkenbaar? Het ontbrak je niet aan motivatie, je hebt immers een heel nieuw systeem opgezet. Maar het ontbrak je wel aan discipline om het systeem bij te houden. 

Met een mooi systeem krijg jij Grip op je papieren. Met het bijhouden van het systeem behoud je die Grip.

Waarom ordners

Heb jij weleens een belangrijke brief moeten zoeken in een stapel papieren? Dat kost veel tijd en kan enorme frustratie opleveren. Wanneer je je papieren op stapels bewaard, bewaar je je papier horizontaal. Je hebt geen overzicht en iets zoeken neemt veel tijd in beslag.

Kies daarom voor een systeem met ordners. Met ordners bewaar je je papieren verticaal. Het voordeel van verticaal is dat je veel meer overzicht hebt en het veel makkelijker is om iets te vinden. Je hebt ook meer overzicht omdat ordners het veel makkelijker maken om te categoriseren. En ten slotte heb je ook binnen deze categorieën meer overzicht en is het makkelijker om te kiezen of alle papieren bewaard moeten blijven. 

Systeem

Om je administratie succesvol te organiseren met ordners is het van belang dat je categorieën aanbrengt in je papieren. Maak hoofdcategorieën, die je elk een eigen ordner toewijst en subcategorieën die je onder de hoofdcategorieën kunt plaatsen. De subcategorieën onderscheid je van elkaar met behulp van tabbladen. 

Leg de papieren binnen de categorieën op een omgekeerde chronologische volgorde; leg de nieuwste papieren bovenaan. 

Een uitgebreidere uitleg over het aanleggen van een organisatiesysteem voor je administratie vind je hier.

Leer categoriseren

Categoriseren kan best een uitdaging zijn. Het lastige is ook dat er geen vaste richtlijnen zijn aan te geven voor het categoriseren van je administratie. Het belangrijkste is dat je een systeem aanlegt dat jij logisch vindt en waar jij makkelijk mee kan werken. Hoe je de categorieën indeelt is dus puur op basis van voorkeur. Je zou kunnen denken aan hoofdcategorieën als ‘huis’, ‘vervoer’ en ‘persoonlijk’. 

Het is de overweging waard om alle papieren die je nodig hebt voor de belastingaangifte bij elkaar te bewaren. Om het doen van de aangifte soepeler te laten verlopen. 

Tips

Voor sommige instanties moet je papieren meerdere jaren bewaren. Je kan er dan voor kiezen om de jaren van elkaar te onderscheiden met behulp van een gekleurd papier waarop je het jaartal zet. Leg het jaartal bovenop de papieren van dat jaar. Op die manier kan je de jaren makkelijk onderscheiden wanneer je door de map bladert. Je ziet dan eerst het papier met het jaartal en daaronder alle papieren van dat jaar. Het maakt het terugzoeken van papieren een stukje makkelijker. 

Niet alle papieren die je wilt bewaren, zijn even makkelijk te waren in ordners. Soms is het papier te dik om er gaatjes in te maken, het oppervlakte te klein om er genoeg gaatjes in te maken om het in de map te bewaren, of het papier niet sterk genoeg om aan 2 haken te blijven hangen. In dat geval kan je ervoor kiezen om deze papieren in plastic insteekhoezen te doen en die insteekhoezen in de ordners te doen.